Wenn wir mit Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern über Veränderungsprojekte sprechen, fällt ein Satz erstaunlich oft: "Wir wissen, dass wir da ran müssen. Aber wer soll das bezahlen?" Die ehrliche Antwort lautet in vielen Fällen: zu einem großen Teil der Bund. Das Förderprogramm INQA-Coaching übernimmt bis zu 80 Prozent der Beratungskosten, wenn kleine und mittlere Unternehmen ihren digitalen Wandel professionell begleiten lassen. Trotzdem kennen es viele Betriebe gar nicht oder halten den Antrag für komplizierter, als er ist.

In diesem Leitfaden finden Sie alles Wichtige an einem Ort: was hinter dem Programm steckt, wer die Förderung bekommt, wie der Weg dorthin aussieht und welche Stolpersteine Sie sich sparen können.

Was ist das INQA-Coaching?

INQA steht für die Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Das INQA-Coaching ist ihr Förderprogramm für kleine und mittlere Unternehmen im digitalen Wandel, finanziert aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus).

Der Grundgedanke: Technik allein verändert kein Unternehmen. Ob neue Software, KI-Werkzeuge oder veränderte Prozesse tatsächlich ankommen, entscheidet sich bei den Menschen, die täglich damit arbeiten. Gefördert werden deshalb weder Hardware noch Lizenzen. Gefördert werden Beratungstage mit einem autorisierten INQA-Coach, der mit Geschäftsführung und Belegschaft Lösungen erarbeitet, die zum Betrieb passen. Die Beschäftigten sitzen dabei mit am Tisch. Genau an dieser Stelle kippen sonst viele Digitalprojekte.

Gefördert wird keine Technik, sondern der Weg, wie Ihre Organisation sie annimmt: mit agilen Methoden und echter Beteiligung der Mitarbeitenden.

Wer bekommt die Förderung?

Das INQA-Coaching richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie an Betriebe vergleichbarer Größe. Die wichtigsten Voraussetzungen im Überblick:

  • Weniger als 250 Beschäftigte (Vollzeitäquivalente) sowie ein Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder eine Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro.
  • Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland.
  • Mindestens zwei Jahre am Markt. Das Unternehmen muss seit mindestens zwei Jahren bestehen.
  • Mindestens eine sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person in Vollzeit (oder entsprechende Teilzeitkräfte).

Die Branche ist zweitrangig, vom Handwerksbetrieb bis zur Agentur. Es braucht einen konkreten Veränderungsbedarf rund um Digitalisierung und neue Arbeitswelt, mehr nicht.

Wie viel Geld gibt es konkret?

Die Eckdaten sind schnell erzählt und ziemlich attraktiv:

  • 80 Prozent Förderung der Beratungskosten. Ihr Unternehmen trägt nur den Eigenanteil von 20 Prozent.
  • Bis zu zwölf Beratungstage mit einem autorisierten INQA-Coach.
  • Rund sieben Monate Laufzeit, in denen die Beratungstage sinnvoll über den Veränderungsprozess verteilt werden.

Für die Beratungstage gilt ein festgelegter maximaler Tagessatz. Rechnet man das zusammen, wird aus einer sonst fünfstelligen Investition ein überschaubarer Eigenanteil. Was bleibt: die 20 Prozent und die eigene Zeit. Beides sollte man ehrlich einplanen.

So läuft der Weg zur Förderung ab

Der Weg ist schlanker, als viele erwarten. Eine Fördermittelabteilung braucht es dafür nicht. Im Kern sind es fünf Schritte:

  1. Erstgespräch bei der INQA-Beratungsstelle (IBS). Die regionale Beratungsstelle prüft kostenfrei, ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, und bespricht mit Ihnen den Veränderungsbedarf.
  2. INQA-Coaching-Scheck erhalten. Sind die Voraussetzungen erfüllt, stellt die IBS den Beratungsscheck aus. Er ist Ihre Eintrittskarte in die Förderung.
  3. Autorisierten INQA-Coach auswählen. Sie entscheiden selbst, mit wem Sie arbeiten. Wichtig: Nur autorisierte INQA-Coaches dürfen das geförderte Coaching durchführen.
  4. Coaching in drei Phasen. Auf eine Initialphase mit Analyse und Zielbild folgt die Umsetzungsphase mit sogenannten Lern- und Experimentierräumen, in denen Beschäftigte Lösungen selbst entwickeln und testen. Die Evaluierungsphase sichert die Ergebnisse.
  5. Abschlussgespräch bei der IBS. Zum Ende wird gemeinsam bilanziert, was erreicht wurde und wie es weitergeht.

Für welche Themen eignet sich das Coaching?

Gefördert werden Veränderungsprozesse rund um die digitale Transformation. In der Praxis sind das zum Beispiel:

  • Einführung von KI-Werkzeugen und digitalen Prozessen, die von den Mitarbeitenden wirklich genutzt werden
  • Neue Formen der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit, etwa hybrides Arbeiten
  • Führung und Kommunikation im Wandel
  • Personalgewinnung, Personalentwicklung und Wissenstransfer in Zeiten des Fachkräftemangels
Aus der Praxis

Der häufigste Fehler, den wir sehen: Unternehmen starten erst das Digitalprojekt und denken dann an Begleitung, wenn es hakt. Klüger ist die umgekehrte Reihenfolge. Wer das INQA-Coaching an den Anfang stellt, klärt zuerst Zielbild, Beteiligung und Kommunikation und spart sich später teure Schleifen.

Zum Weiterlesen

Die Förderung klärt die Finanzierung, nicht die inhaltliche Umsetzung. Wie ein solcher Prozess Woche für Woche aussieht, beschreiben wir in unserem Beitrag KI im Unternehmen einführen: Der Fahrplan für die ersten 100 Tage. Und weil sich der Erfolg an den Menschen entscheidet, lohnt sich ergänzend der Beitrag Angst vor KI im Team: Wie Sie Mitarbeitende wirklich mitnehmen.

Häufige Fragen zum INQA-Coaching

Wie hoch ist die Förderung beim INQA-Coaching?

Gefördert werden 80 Prozent der Beratungskosten für bis zu zwölf Beratungstage. Ihr Unternehmen trägt einen Eigenanteil von 20 Prozent. Grundlage ist ein festgelegter maximaler Tagessatz für autorisierte INQA-Coaches.

Welche Unternehmen können INQA-Coaching nutzen?

Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland, die weniger als 250 Beschäftigte haben, seit mindestens zwei Jahren bestehen und mindestens eine sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person in Vollzeit beschäftigen. Zusätzlich gelten die üblichen KMU-Grenzen bei Umsatz beziehungsweise Bilanzsumme.

Wie lange dauert ein INQA-Coaching?

Das Coaching umfasst bis zu zwölf Beratungstage, die in der Regel über rund sieben Monate verteilt werden. Es gliedert sich in eine Initialphase, eine Umsetzungsphase mit Lern- und Experimentierräumen sowie eine Evaluierungsphase.

Wo beantrage ich das INQA-Coaching?

Der Weg führt über eine regionale INQA-Beratungsstelle (IBS). Dort findet ein kostenfreies Erstgespräch statt, die Fördervoraussetzungen werden geprüft und Sie erhalten den Beratungsscheck. Anschließend wählen Sie einen autorisierten INQA-Coach. TEAM FRESH und HUMAN FOCUS begleiten Sie kostenfrei bei der Vorbereitung.

Unser Fazit

Das INQA-Coaching gehört zu den zugänglichsten Förderungen, die es aktuell für den Mittelstand gibt: klare Voraussetzungen, ein schlanker Weg über die Beratungsstellen und eine Quote, die Veränderungsarbeit auch mit kleinerem Budget realistisch macht. Planen Sie trotzdem Vorlauf ein. Erstgespräch, Fördercheck und Scheck brauchen ihre Zeit, und die zwölf Beratungstage wollen neben dem Tagesgeschäft untergebracht werden.

Über unsere Schwestergesellschaft HUMAN FOCUS arbeiten wir mit einem autorisierten INQA-Coach zusammen und beraten Sie kostenfrei, ob das Programm zu Ihrem Vorhaben passt und wie Sie es mit weiteren Bausteinen wie der RKW-Beratungsförderung kombinieren können.